平成28年1月4日より、建設業許可申請では副本に対する取扱いが変更されました。
副本がコピーでもよいことになりました。
以前の取扱い
通常、許認可申請は、住民票などの各種証明書は正本に付け、副本に添付する各種証明書はコピーでよいというのが一般的です。
もちろん、建設業許可申請でも以前からそのとおりでした。
では、建設業許可申請で、以前は何がコピーではダメだったかというと、申請書など『申請者等の押印をする書類』です。
以前の建設業許可申請では、『押印が必要な書類』については、副本にも赤い印鑑が必要だったのです。
実際にコピーを使うか？
では、実際の実務で、「副本にコピーを使うか？」と聞かれれば、私は「NO」です。
なぜなら、実務上、『お客様（申請者様）から正本に押印をもらい、その後、それをコピーする』という作業の方がかえって面倒だからです（日付の記入も煩雑になります）。
実務では、一気に正本と副本を作成し、両方に押印をいただいた方がよほど楽です。
また、赤い印鑑のものが２つあれば（予備にもなるので）、何かと安心です。
実際にコピーを使ってみた
とはいえ、私も実際に『コピーを使う』という経験をすることになりました。
『福岡市博多区金の隈』は福岡市でありながら、管轄が福岡県土と那珂県土の入り混じるややこしい地域です。
私は申請地が福岡県土管轄だと勘違いし、申請書類を２部しか作っていないことに業務の終盤で気付いたのです。
「あ、那珂県土だから、必要部数が3部だった…」といううっかりをかましてしまいました。
お客様からの押印はこれからいただくところでしたが、既に手配済みの『経管証明書と実務経験証明書（取引先から押印いただいた書類）』が「ぎゃー、２枚しかない」という状況です。
「先方に再度お願いするしかない」と冷や汗をかきました。
ただ、そこで、「そういえば、副本はコピーでもいいはず」ということを思い出しました。
そして、実際に、コピーでもOKだったので助かりました。
なお、主要土整備事務所では提出部数が２部、一般土整備事務所では提出部数が３部ですが、『コピーでよい』というのは返却を受ける分の１部のみです。
つまり、一般土整備事務所へ提出する３部については、２部は、コピー不可（赤い印鑑が必要）ですのでご注意ください。
なお、定められたルールがどうだったか私の記憶が曖昧ですが、一応、実務上、私は窓口で「２部はコピーじゃないものを提出してください」と指導を受けましたよ。
