宛名印刷と住所録 | 山口行政書士事務所

開業して、購入を検討する備品の1つに『用紙と封筒』があります。

そこで、まず知っておきたいのは、今どきの事務では、A4サイズを使うのが主流ということです。

つまり、用紙は『A4サイズ』。封筒は『長型3号（A4三つ折りが入る封筒）』と『定型外（A4がそのまま入る封筒）』をそろえましょう。

そして、今回のブログでは、これらの封筒の宛名印刷についても解説したいと思います。

ブログ【行政書士の開業ではこれを買うな!?】の補足になりますが、封筒については、下記のものを買いそろえましょう。

ついでに言うと、『長型4号（B5サイズ用）』は、買わない方がいいでしょう。

私も、開業当初は、節約のために、より軽い（より安い）『長型4号（B5サイズ用）』も併用していました。

ただ、B5を使い始めると、用紙の在庫、封筒の在庫を余計にかかえるだけでなく、とんでもなく手間が増えます。

データをA4用、B5用とそれぞれに作ったり、また、印刷設定をA4、B5と切り替えたり、また、プリンタの用紙を入れ替えたりと、煩雑になりました。

仕事の効率化を図るためにも、よほどの理由がない限りは、取り扱う用紙サイズは、A4一本に絞った方がよいでしょう。

行政書士

宛名封筒

さて、これまでの社会経験で、私には、こんな思い込みがありました。

『封筒には、宛名シールを貼る』ということです。

なので、私は行政書士を開業した当初は、当然、郵送に宛名シールを使っていました。

ところが、DM（ダイレクトメール）を使った営業を始めて、一度に100通とか郵送するようになって、あることに気づきました。

『100通もシール貼るのは大変！』ということです。

そこで、いまさらながら「直接、封筒に印刷したい」と思うようになりました。

よくよく考えれば、封筒というものは、ペンで直接手書きするのが本来なので、宛名を直接印刷しても何らおかしなことでもないのです。

つまり、長型3号の封筒を使う場合、宛名を直接印刷すれば、シールを貼る手間や無駄なシール代が省けますよ。

めでたし、めでたし。

定型外郵便

次に、浅はかな私は、同じように、『定型外（A4がそのまま入る封筒）』にも、直接印刷しようと試みました。

ただ、それは愚かな挑戦でした。

というのも、私の持っているプリンタでは、物理的に、そんな大きなサイズの用紙はセットできないのです。

となれば、『宛名シールからの完全脱却』はできません。

やっぱり、宛名シールは買わなきゃだめです。

つまり、次の2つが、業務パターンとなるでしょう。

ちなみに、郵送では、郵便局の『レターパック』を使うことも多いですが、宛名シールは、レターパックでも使えますよ。

行政書士

上記で、この2パターンが業務上必要になると説明しましたが、そこで、出てくる問題が『データ管理』です。

一般的には、宛名シールは、シール会社が提供する無料ソフトを使って印刷します。

逆に、長型3号の印刷はそのソフトでは印刷できないので、エクセルなどで自作するでしょう。

ただ、これだと、住所録データを2つ作らなければならなくなります。

そこで、元プログラマーの行政書士の山口が、宛名印刷のWindowsソフトを作りました。

宛名以外にも、『登記されていないことの証明書』なども印刷できる、画期的な顧客データ管理ソフトです。

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5章目次